Pengalaman Mengurus Legalisir Dokumen Untuk Persayaratan VISA Belajar S2 di Taiwan

Mendapat kesempatan untuk melanjutkan sekolah di luar negeri tentunya menjadi kebanggaan tersendiri bagi yang berhasil mendapatkannya. Akhir tahun 2017 saya mendapatkan LOA dan beasiwa dari salah satu universitas di Taiwan, Republic Of China untuk kuliah S2 bidang energi. 

Salah satu kebutuhan untuk bisa studi di sana adalah mendapatkan Resident VISA, yang dikeluarkan kantor urusan ekonomi Taiwan di Indonesia, TETO. Nah untuk kalian yang berhasil juga mendapatkan kesempatan untuk sekolah serta bersiap mengurus VISA secara pribadi (tanpa via agen), bisa ikuti langkah-langkah berikut.

Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Langkah awal untuk mempersiapkan dokumen untuk VISA Tugas Belajar S2 di Taiwan, kita harus mengidentifikasi kebutuhan dokumen apa saja yang harus disiapkan. Kebutuhan dokumen ini ada dua, pertama adalah dokumen yang diminta oleh pihak universitas, NCKU, universitas yang akan menjadi tempat belajar saya, mengharuskan saya melegalisir dokumen ijazah, transkrip dan surat referensi bank ke TETO. Sedangkan untuk dokumen kedua adalah dokumen yang diminta oleh pihak TETO untuk persyaratan pembuatan VISA seperti yang ada di website TETO Jakarta ini.

Oya kebutuhan ini saya list ada dua versi, versi 1 semua dokumen via dilegalisir via notaris dan versi kedua sebagian via notaris dan sebagian dari kampus karena sudah ada legalisirnya. Sehingga list kebutuhan dokumennya nya seperti ini :

Kebutuhann legalisir versi 1 (Semua legalisir awal via Notaris)

Kebutuhan legalisir versi 2 (legalisir awal sebagian dokumen via Kampus, sebagian via Notaris)

Tips:
- Kroscek dengan pihak universitas di Taiwan dan TETO sebelum legalisir, karena jumlah dan jenis dokumen menentukan biaya yang dikeluarkan.
- Kasus saya, ijazah hanya dalam bahasa Indonesia, sehingga kalau anda sudah punya ijazah bilingual ya tidak perlu dokumen translasi.

Legalisir dan Buat Terjemahan Dokumen Ijazah dan Transkrip

Ketika sudah selesai menentukan dokumen hal yang kedua harus dilakukan adalah melegalisir Ijazah dan Transkrip di kampus atau di notaris. 

Alternatif pertama, kalau domisili masih dekat kampus atau sekalian silaturahmi dengan orang kampus, sekalian aja legalisir baik itu ijazah, transkrip baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris.

Kalau ternyata kamu hanya punya ijazah dengan bahasa Indonesia, cari dulu penerjemah tersumpah untuk menerjemahkan ijazah / transkrip kamu dalam bahasa Inggris.

Alternatif kedua, kamu tinggal di Jakarta, sedangkan kampusmu ada di misalnya Sumatera, daripada habisin ongkos untuk pulang pergi demi legalisir dokumen, ijazah dan transkrip bisa dilegalisir oleh notaris. Seperti kasus saya, saya melegalisir ke notaris.

Medical Check Up

Form Medical Check Up yang menyatakan sehat jasmani dan bukti vaksinasi yang dikeluarkan oleh klinik rekomendasi TETO dan ter-waarmeking oleh notaris adalah salah satu dikeluarkannya syarat VISA. Oleh karena itu segera kontak salah satu klinik yang diberi rekomendasi.

Untuk hal ini, wajib telepon ke klinik terlebih dahulu untuk jadwal MCU, jadwal vaksinasi dan ketersediaan vaksin. Contohnya saya,  karena ketika kurang bertanya, saya harus datang 2 kali karena informasi yang saya tanyakan kurang banyak. Mimimal adalah tanya ketersediaan vaksin, jadwal vaksinasi, jadwal MCU dan tentunya biaya.

Kalau mau cepat, bisa lho vaksin MR dulu di penyedia vaksinasi yang dekat dengan domisili tempat tinggal dan selanjutnya membawa sertifikat vaksinasi ke klinik rekomendasi yang menyediakan MCU. Ini dapat mengurangi waktu, biaya bolak balik karena "kecele" udah MCU tapi blm bisa vaksin karena nunggu jadwal. hehe.. 

Legalisir Notaris
Kalau dokumen seperti ini sudah lengkap  :

• Fotocopy ijazah, (karena saya gak sempat legalisir ke kampus)
• Fotocopy transkrip, (karena saya gak sempat legalisir ke kampus)
• Ijazah terjemahan bahasa Inggris, (karena kampus gak ngeluarin, untuk di-waarmeking)
• Fotocopy Ijazah terjemahan bahasa Inggris
• Surat Keterangan / Rekomendasi Bank (asli, untuk di-waarmeking)
• Form MCU (asli, untuk di-waarmeking)

cap waarmeking (legalisir dokumen asli)

Langkah berikutnya adalah jalan ke notaris. Cari yang terdaftar di Kemenkumham, cek aja kalo di plang mereka ada tulisan "SK Kemenkumham ....." berarti sudah terdaftar. Yang paling penting itu kita deal dulu harga untuk waarmeking (pengesahan dokumen asli) dan legalisir (pengesahan dokumen fotocopy) soalnya mahal!!... Kalau mau legalisir fotocopy, harus dibawa juga dokumen aslinya. Misal saya legalisir ijazah dan transkrip, saya bawa aslinya karena mereka akan mencocokan dokumen fotocopy dengan dokumen aslinya.

cap legalisir (untuk dokumen fotocopy)

Sebelum ke Notaris, harus disiapkan juga fotocopy dokumennya lebih (jangan ngepas) karena Notaris minta juga sebagai arsip mereka. Setelah dilegalisir juga wajib difotocopy lagi untuk arsip Kemenkumham.

Legalisir Kemenkumham

Setelah urusan dengan Notaris selesai,  berikutnya kita harus ke Kemenkumham. Namun bila Ijazah dan Transkrip anda dari Universitas swasta, ada baiknya datang dan tanya dulu kepad petugas pelayanan Kemenkumham apakah harus dilegalisir di Kemdiknas? kalau harus ya berarti anda punya pekerjaan tambahan untuk legalisir di Kemdiknas.

Sejak akhir tahun 2017 pelayanan Legalisir Kemenkumham pindah ke Gedung CIK di Jalan Cikini Raya yang dekat dengan stasiun KRL Cikini. Untuk ini, anda harus mempersiapkan meterai Rp. 6000 per jumlah dokumen dan membayar voucher atau bisa pesan via web http://ahu.go.id bagian SIMPADHU bayar via ATM atau Internet Banking, sehingga tidak dua kali kerja.

Proses legalisir disini memakan waktu 3 hari kerja, sehingga kalau ingin di minggu yang sama dokumennya jadi harus dimasukkan hari Senin. Jika anda bingung, distempel disebelah mana sih dokumennya? Mayoritas di bagian belakang dari halaman dan hanya di 1 lembar saja. Misal lembar transkrip yang akan dilegalisir ada 3 lembar, maka hanya akan dicap, diberi meterai dan ditandatangani pejabat Kemenkumham di 1 lembar saja. Setelah dokumen selesai legalisir, anda harus fotocopy lagi untuk arsip dari Kemenlu

Update : Sejak 2018,  proses legalisasi menjadi lebih cepat dengan menggunakan sistem online via website http://legalisasi.ahu.go.id/ kita hanya perlu upload dokumen yang akan dilegalisasi dan nanti bila sudah lulus verifikasi kita datang ke kantor Kumham untuk mendapat stiker.

Legalisir Dokumen di Kemenlu

Mayoritas kantor kedutaan besar negara luar, mengharuskan dokumen untuk dilegalisir oleh pejabat Kemenlu sebelum dilegalisir oleh mereka. Sehingga kita setelah dari kantor pelayananan Kemenkumham di Cikini, bisa menuju Kantor Kemenlu di Penjambon (deketan sama kantor Pertamina dan Kemenag).

Proses legalisir di Kemenlu juga memakan waktu 3 hari kerja, namun disini kita tidak memerlukan meterai, karena pihak Kemenlu akan menempelkan sticker tanda sudah legalisir dan akan ditempelkan dekat dengan stempel dari Kemenkumham. Setelah dokumen selesai legalisir, anda harus fotocopy lagi untuk arsip dari Kedubes

dokumen yang sudah dicap legalisir oleh Kemenkumham (cap kiri) dan Kemenlu (stikcer kanan)

Legalisir TETO

Sebelum lebih jauh, baca dulu jam operasional di kantor TETO, pemasukan dokumen mulai pukul 08.30 hingga pukul 11.30 WIB dan pengambilan dokumen pukul 13.30 s.d 16.00. Untuk legalisir dokumen disini agak strict, maksudnya ribet karena harus menggunakan form-form khusus dan ada tambahan dokumen tanda pengenal serta surat pendukung yang kuat.

Misal, saya akan melegalisir surat referensi bank, saya harus menyerahkan :

• Surat Referensi Bank asli yang sudah diwarmeeking (cap) Notaris, legalisir Kemenkumham, legalisir Kemenlu
• Fotocopy surat diatas bolak-balik (karena ada legalisiran di bagian belakang)
• Fotocopy surat diterima oleh universitas di Taiwan
• Fotocopy paspor
• Form Legalisir dokumen asli yang ditandatangani pemilik dokumen  (bisa didownload disini).

Nah, kebetulan saat itu saya legalisirnya melalui istri saya karena saya berhalangan hadir, saya harus menyerahkan juga

• Form Legalisir dokumen asli yang ditandatangani pemilik dokumen dan yang diberi mandat membawa dokumen ke TETO  (bisa didownload disini).
• Fotokopi KTP istri sebagai orang yang diserahkan mandat untuk legalisir ke TETO,
• Surat kuasa (backup)

Sama halnya dengan proses legalisir ijazah dan transkrip serta form MCU asli. Kita harus membawa semua dokumen aslinya, dokumen fotocopy yang sudah telegalisir sampai Kemenlu dan dokumen pendukung lain serta formulirnya.

Setelah sampai di TETO (melewati security gedung Artha Graha), naik lift ke Lt. 12 kita akan bertemu dengan satpam TETO, bilang aja mau legalisir dan nanti akan diarahkan ke loket khusus legalisir..Setelah dokumenmu dinyatakan lengkap dan diterima untuk dilegalisir oleh TETO, maka kamu akan diberikan receipt yang harus dibayarkan ke loket pembayaran. Kalau uang anda kurang, segera turun ke basement, ada ATM di sana atau keluar ke Pacific Place untuk cari ATM, bisa juga.

Proses legalisir memakan waktu lima hari, sehingga ada waktu lain untuk mempersiapkan dokumen yang lainnya.

"Be Brave.. kalo berani ya udah persiapkan dan hadapi"

NB : Yang paling ribet adalah urusan fotokopi, fotokopi dan fotokopi


***

Diposting dari salah satu sudut kota Bandung yang memberikan warna-warni kehidupan tersendiri.. ditemani kopi dan secuil roti..